Inkoopproces

 



 

 

 

Beschrijving inkoopproces

 

Binnen het inkoopproces worden 6 inkoopfasen onderscheiden, opgedeeld in tactisch en operationeel niveau, gezamenlijk

de inkoopfunctie genoemd. Zie hiervoor onderstaand schema volgens het veelgebruikte model van "Van Weele".

 

                                     Tactische inkoop                   Operationele inkoop
 

Het belangrijkste verschil tussen de tactische en operationele fase is dat op tactisch niveau beslissingen en keuzes worden

gemaakt, maar er niets wordt ingekocht. Het daadwerkelijk inkopen van producten, diensten of leveringen gebeurt op

operationeel niveau. De tactische inkoop wordt ook wel de sourcingsfase genoemd.

 

De specificatiefase is één van de belangrijkste stappen in de inkoopfunctie, omdat hier wordt bepaald wat er precies moet

worden gekocht. De specificatie stap resulteert in de eisen, aspecten en randvoorwaarden waaraan het product, dienst of

levering moet voldoen. Deze worden vervolgens verwoord in het Programma Van Eisen (PVE) inclusief randvoorwaarden.

Op tactisch niveau wordt ook bepaald via welke wijze de markt benaderd moet worden en of de gunningsbeslissing van de

inkooporganisatie, via offerte aanvragen of een te volgen aanbestedingsprocedure, moet worden verricht op basis van:

-         de laagste prijs,

-         de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) (bij aanbesteden) /

     de beste prijs/kwaliteit verhouding in relatie tot voorwaarden, ter beoordeling en inziens van opdrachtgever

 

Gunning op basis van de EMVI  =>  gunning op verhouding/afweging tussen prijs en waarde/kwaliteit

 

Verschil selectie en gunning bij offerteaanvraagtrajecten en aanbesteden

Het belangrijkste verschil is dat de inkooporganisatie bij offerteaanvraagtrajecten vrij is via welke wijze zij selectie en

gunning ten uitvoer brengt. Er bestaat geen verplichting om de markt hier vooraf of achteraf over te informeren, ook niet

waarom er bepaalde keuzes zijn gemaakt. Bij aanbesteden zijn er wel duidelijke regels hieromtrent. Hierbij moeten de

criteria voor selectie en gunning vooraf bij de markt bekend zijn. Dit maakt met name het gunningtraject met toepassing

van het gunningscriterium van de EMVI een stuk gecompliceerder, aangezien dan alle (beoordeling)criteria, de weging

hiervan en de wegingmethodiek/beoordelingsmethodiek ook vooraf bij de markt bekend moeten zijn.

 

Meer over selectie- en gunningcriteria (waaronder EMVI) bij aanbesteden, klik hier

 

Relatie operationeel tot tactisch inkoopproces

Op operationeel niveau is ten aanzien van het resultaat of de mate van kwaliteit van het inkoopproces geen invloed meer

uit te oefenen om dit nog enigszins te bevorderen; het operationeel niveau start namelijk met het autoriseren van de

overeenkomst tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer/leverancier. Hiermee start er een fase van contractmanage-

ment. Binnen het inkoopproces kunnen er wel voorwaarden worden gesteld aan contractmanagement, zoals de wijze van

contractbeheersing, contractbewaking en eventuele nazorg. Deze voorwaarden worden dan op tactisch niveau meegeno-

men binnen het contract. Het vormgeven en het gecreëerde kwaliteitsniveau van inkopen vindt dus volledig plaats op

tactisch niveau.